各位ACCA學(xué)員肯定少不了寫(xiě)英文郵件，更官方反應(yīng)問(wèn)題、尋找工作、出國(guó)留學(xué)等等，但是很多人都說(shuō)不該如何撰寫(xiě)，也不知道該注意什么，特此整理了一篇較為正式的英文郵件技巧分享給大家：

1/連接詞的使用

快拋棄BTW吧，在一個(gè)郵件里說(shuō)起另外一件事情，你可以用in addition to/additionally/furthermore

2/多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

郵件或者正式的文件里，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)會(huì)顯得更專(zhuān)業(yè)。比如需要某樣?xùn)|西，把I need xxx改成xxx is required.是不是看上去專(zhuān)業(yè)多了？

還有一個(gè)例子可以省掉主語(yǔ)，把句子結(jié)構(gòu)改成It is+動(dòng)詞，比如It is proposed that/It is confirmed that…

3/多注意native speaker的用詞

注意用他們常用的同義詞替換你常用的。比如because of可以用due to替代;比如請(qǐng)別人核實(shí)問(wèn)題的時(shí)候不要只會(huì)用check,clarify/verify/cross verify都非常好用;比如表示在某件事之前除了before你還可以用prior to;表示在某件事之后除了用after還可以用upon（當(dāng)然用法有一些區(qū)別，舉例：Let's talk about this after you come back改成Let's talk about this upon your return）

類(lèi)似的同義詞，如果用的時(shí)候不確定用法是否有區(qū)別，隨時(shí)查字典即可。

4/兩個(gè)投訴句式

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

用在句首的：

帶到之前討論

Pertain to…（issue）

As communicated earlier…

回復(fù)晚了

Sorry for the delayed response…

很久沒(méi)聯(lián)系

Hope everything is well with you.

I hope this email finds you doing well.

句中：

請(qǐng)求對(duì)方做某件事

Please arrange…accordingly so we can proceed with…/move forward

Please follow up with…

更委婉的請(qǐng)求

If possible could you please…

I will have to bother you on…

和對(duì)方確認(rèn)某件事

Could you please clarify…/give a clarification on…

Kindly please confirm on our proposed…（schedule/plan）

詢問(wèn)進(jìn)展

Do you have any updates on…

Have you got any response from…

通知對(duì)方某件事

Please be informed that…

Please kindly note that…

征詢對(duì)方意見(jiàn)

Please advise.

Please let me know your thought on this.

Please give your comments if any.

會(huì)議邀請(qǐng)

You are all invited to attend the meeting on…

Please check your calendar and let me know your preference/if there is any conflict.

結(jié)束：

…is attached here for your reference.

Thanks for your kind support.

Please let me know should you have any further questions.

Your prompt response on this will be highly appreciated.

下面的內(nèi)容適合正式往來(lái)的郵件。

To/Cc/Bcc行的使用（一般知識(shí)）

第一種用法：實(shí)際使用，To行填寫(xiě)信的讀者，這些人你會(huì)以第二人稱(chēng)稱(chēng)呼，Cc行寫(xiě)可能需要讀信的但是你不以第二人稱(chēng)稱(chēng)呼的那些人（也可能你會(huì)在信件末尾附上一小段和他們的話），Bcc行寫(xiě)需要匿名讀信的人，絕對(duì)不在信件中以第二人稱(chēng)提到這些人。

第二種用法：通常是代表組織或者當(dāng)你是一個(gè)眾人項(xiàng)目的策劃人時(shí)使用，收件人一定是多人，但收件人以generic的方式被addressed。To行寫(xiě)發(fā)件郵箱或者一個(gè)用于存檔的郵箱，Cc行空，原本的To/Cc行全部寫(xiě)到Bcc行。以generic的方式稱(chēng)呼（intended）收件人。此舉有兩個(gè)好處：收件人之間不需要互相透露電子郵件地址；收件人不會(huì)不小心使用reply all而打擾其他人。

Subject部分

一般是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，例如Questions About…，一般這個(gè)內(nèi)容就是下面Body部分里面I am writing to…當(dāng)你回郵件或者轉(zhuǎn)發(fā)郵件的時(shí)候，永遠(yuǎn)使用RE:/Re:和FW:/Fw:，不要使用Reply:或者Forward:，因?yàn)橛行╇娮余]件程序無(wú)法正確處理過(guò)長(zhǎng)的這樣的標(biāo)記，從而產(chǎn)生Reply:Re:Reply:Re:Questions About Your Return Policy這種東西。回郵件的時(shí)候也不要修改Subject。更不能為了方便隨便找對(duì)方之前發(fā)過(guò)的郵件并回復(fù)來(lái)開(kāi)始新的conversation。

Body部分

最好不使用任何contractions，例如don't=>do not,won't=>would not,I'm=>I am,he's=>he is/has,we're=>we are,o'clock=>換一種說(shuō)法，也不要用of the clock。但是tag questions我認(rèn)為可以除外（It is…，isn't it?可以接受或者用It is…，is it not?），但是tag questions也不常用。

信紙：不要使用任何信紙，除非是代表公司聯(lián)系客戶，此時(shí)的信紙由公司的策略決定，例如Chanel（GB）的信紙是。

字體顏色：通常是開(kāi)始郵件的時(shí)候用黑色，回復(fù)郵件的時(shí)候用藍(lán)色或黑色，或者回復(fù)郵件的時(shí)候自動(dòng)挑選一個(gè)上一封不同的顏色。

稱(chēng)呼：我個(gè)人從來(lái)不用Dear（不過(guò)仍然是非常好的稱(chēng)呼方式），分為幾種，最簡(jiǎn)單的是

Hello XXX,

Hello there,

Hi XXX,

Hi there,

當(dāng)收件人是無(wú)名氏時(shí)，使用Hello,/Hello there,/Hi,/Hi there,；

當(dāng)收件人是多人時(shí)，使用Hello xxx,xxx and xxx,或Hi all,；

當(dāng)收件人全都在bcc行時(shí)（這時(shí)一定是很多人的情況），使用Hello all,/Hi all,。

Hello比Hi正式一些。通常使用全名或者M(jìn)r/Ms/Mrs+姓。

開(kāi)頭：開(kāi)始一個(gè)conversation的時(shí)候一般用I am writing to…；

回信的時(shí)候開(kāi)門(mén)見(jiàn)山就行了或者I am glad to hear from you；

回回信的時(shí)候用Thank you for your…reply.比如comprehensive/succinct/manifest/quick/prompt。

正文：和academic writing的感覺(jué)差不多其實(shí)，多用正式語(yǔ)，少用phrasal verbs，很多句式可以換成更書(shū)面的，這方面就靠積累咯。一定不要用俚語(yǔ)或Chinglish。Conditionals/subjunctive mood很重要，用錯(cuò)容易造成誤解。

保持一致的語(yǔ)言（不要在英語(yǔ)和美語(yǔ)之間切換，事先確定對(duì)方用的語(yǔ)言，使用拼寫(xiě)檢查和語(yǔ)法檢查）。

Dummy主語(yǔ)句、被動(dòng)句很被接受，動(dòng)詞的名詞形式很被接受。

強(qiáng)調(diào)：使用highlight（底色變化，通常是一種比較明亮的黃色）或加粗或FULL CAPTIALISATION，不要換字的顏色。

結(jié)尾：I am looking forward to hearing again from you soon./I am looking forward to your reply./Your prompt reply will be appreciated.等等。

署名：Regards,/Kind regards,/Best,/Thanks,等等，后面署全名或名+姓。

如果對(duì)不同的收件人有多條消息的話，可以分別來(lái)稱(chēng)呼/開(kāi)頭/正文/結(jié)尾，通常最重要的收件人、最長(zhǎng)的一條在最前面。我還沒(méi)有寫(xiě)過(guò)超過(guò)2條的，一般第二條是簡(jiǎn)短的給Cc行的附加內(nèi)容。

簽名：簽名可以分成好幾個(gè)parts。如果使用格式豐富的郵件客戶端，相鄰parts之間加上橫線比較好，如果是純文本編輯的話用數(shù)個(gè)減號(hào)組成一行即可分割不同的parts。

我的簽名第一個(gè)part是一個(gè)J。

通常正式的往來(lái)中還需要包括個(gè)人基本信息和聯(lián)系方式，比如所屬單位、固定電話、手機(jī)、電子郵件地址、信件地址。這一般是最后一個(gè)part，除非我是用移動(dòng)應(yīng)用發(fā)送的。

如果你的收件人全都在Bcc行，我一般會(huì)在第二個(gè)part提醒大家收件人都在Bcc行因此大家可能在To/Cc行看不到自己。

如果你從一個(gè)不容易檢查拼寫(xiě)/語(yǔ)法，不容易增加復(fù)雜格式的客戶端發(fā)送郵件，通常在最后加上設(shè)備的名字或者程序的名字，例如Sent from Lumia 1520，或者Send from my phone，或者Sent from Windows Mail，這是表示你沒(méi)有機(jī)會(huì)完善拼寫(xiě)/語(yǔ)法/格式。

附件：

在正文中提到你使用了附件，通常使用Please kindly refer to the attachment（s）。（漢語(yǔ)等價(jià)：“請(qǐng)參見(jiàn)附件。”不要用“見(jiàn)附件。”或者英語(yǔ)等價(jià)See the attachment（s）。）通常在正文合適的地方要列出附件的清單，包括文件名和對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，使用項(xiàng)目列表/數(shù)字列表或者表格都可以。

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